En la actualidad el Equipo del Archivo Histórico ha inventariado las secciones Conventos y Parroquias, y se encuentra en el mismo proceso en la Sección Curia Provincial.

El Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán de Colombia está clasificado en tres fondos, que están abiertos al público: San Antonino, Fototeca y Planoteca.

El Fondo San Antonino está dividido en secciones: Conventos, Parroquias, Curia Provincial, Colegios y Universidades y Misiones. En este fondo se encuentra información con fechas extremas de 1519 a 1970.

El Fondo Fototeca está conformado por las fotos concernientes a la Orden de Predicadores en Colombia.

El Fondo Planoteca está conformado por los planos de las instituciones pertenecientes a la Orden de Predicadores en Colombia desde el siglo XX hasta nuestros días, aproximadamente.

Con la nueva reorganización que se está llevando a cabo, se deben conformar las siguientes colecciones: Biblioteca Moderna, Biblioteca Antigua, Hemeroteca, Frailes, Sermones, Parroquias, Fototeca y Videoteca, y las que se vayan desprendiendo de la organización del Fondo Acumulado.

Los fondos y colecciones que no han sido organizadas están cerrados al público y no pueden ser consultados hasta que se termine este proceso.

Sección Conventos


Fechas extremas: 1534 - 1970
Volumen documental: 126 cajas, 4,195 piezas documentales y 28,873 folios

Los conventos y las casas son la institución por antonomasia en las que se establecía una orden religiosa, en este caso la Orden de Predicadores, en una ciudad, o villa, que tenía una jurisdicción territorial que estaba bajo su mando. Por medio de los documentos de estas instituciones conocemos cómo fueron gobernadas y administradas por los frailes. 

 

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Esta sección cuenta con la información de las siguientes casas y conventos: Cali, Chiquinquirá, Ibagué, Mariquita, Mérida, Muzo, Pamplona, Pasto, Popayán, Tocaima, Bogotá, Buga, Cartagena, Mompox, Pueblo Nuevo, Riohacha, San Cristóbal, Santa Marta, Sutamarchán, Tolú, Tunja, Valledupar y Villa de Leiva.

El contenido de los documentos de archivo de esta Sección puede ser resumido en las siguientes series y subseries, que son solamente un listado superficial del cuadro de clasificación que está en proceso de elaboración: pleitos (criminales, civiles y eclesiásticos), poderes (generales y especiales), certificados, visitas canónicas, cargos y oficios (nombramientos y renuncias), asignaciones, consultas, administración de bienes muebles e inmuebles (inventarios, compras, ventas, arrendamientos, permutas, desamortizaciones y donaciones), cofradías, capellanías, obras pías, disposiciones (del Prior Provincial, del Rey, del Maestro General, del Socio del Maestro General, del Gobierno de Colombia, del Prior Conventual, del Nuncio Apostólico y del Delegado Apostólico), informes (priorato, vida conventual, económicos), testamentarias, crónicas conventuales, nómina de los frailes, ajenos (escritos sobre conventos, listas de priores, peticiones de particulares, informes de obispos y arzobispos, reseñas y parroquias), contabilidad, impuestos, correspondencia de frailes, licencias, privilegios, ordenaciones, profesiones, testamentarias e ingresos y salidas de la orden.


Sección Parroquias


Fechas extremas: 1559 - 1961
Volumen documental: 55 cajas, 1,809 piezas documentales y 13,084 folios

Las parroquias son una institución de la Iglesia Católica encargada de la administración espiritual y territorial. Esta entidad debe ser entendida como una comunidad de feligreses que se encuentran bajo el cuidado y protección de un cura o párroco; éste, a su vez, está supeditado a un Obispo y su Diócesis respectiva; por tanto, corresponde a una división territorial de la administración eclesiástica en cabeza del Papa, con su Santa Sede en Roma.

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La procedencia geográfica de la documentación que compone esta sección es de distintas parroquias de Colombia, en su mayoría presentes en la zona centro-oriental y nororiental del país (Cundinamarca, Boyacá, Santander, Tolima, Llanos Orientales y Venezuela), en la Costa Atlántica y algunas regiones del actual Cauca, Valle del Cauca y departamento de Nariño con extensiones a Ecuador.

El contenido de los documentos de archivo de esta Sección puede ser resumido en las siguientes series y subseries, que son solamente un listado superficial del cuadro de clasificación que está en proceso de elaboración: visitas pastorales, administración sacramental (bautismos, confirmaciones, matrimonios y defunciones), pleitos (criminales, civiles y eclesiásticos), libro de gobierno (disposiciones y privilegios), fundación de la parroquia, cargos y oficios (nombramientos, renuncias y absoluciones), correspondencia, informes (económicos, misas, diezmos y limosnas, jurisdicción parroquial, estado de la parroquia y mejoras), tesorería, instituciones relacionadas y/o administradas por la parroquia, administración de bienes muebles e inmuebles, censos y padrones, celebraciones parroquiales, licencias, párrocos (méritos y conducta, correspondencia, estipendios y nombramientos a cargos públicos), ajenos (Arquidiócesis, Diócesis, conventos, Real Audiencia, Gobierno Nacional, Curia Provincial), frailes y actas.

Sección Curia Provincial


Fechas extremas: 1559 - 1982
Volumen documental: 26 cajas, 4,772 piezas documentales y 15,399 folios

La Curia Provincial es el centro administrativo y eclesiástico de la Orden de Predicadores en Colombia. Sus funciones están centradas en la administración, control y dirección de los conventos, casas y religiosos de la comunidad nombrada. Dicha institución no tuvo un espacio físico individual desde la llegada de los frailes dominicos a Colombia en el siglo XVI, sino que estaba ubicada en el desaparecido convento Máximo de Nuestra Señora del Rosario en Bogotá, localizado en el centro de la ciudad. En la actualidad, cuenta con un edificio propio, situado en el convento San Alberto Magno de dicha ciudad.

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La procedencia geográfica de la documentación que compone esta Sección, es de distintos lugares de Colombia y el mundo en donde estuvieran ubicados los conventos, las casas, parroquias y frailes de la Orden, así como de particulares, funcionarios del Gobierno Nacional y religiosos del clero regular y secular que se comunicaban con el Prior Provincial.

El contenido de los documentos de archivo de esta sección puede ser resumido en las siguientes series y subseries, que son solamente un listado superficial del cuadro de clasificación que está en proceso de elaboración: formación (ordenaciones y profesiones), Consejos de Provincia (consultas y actas del consejo), Visitas generales (expediente de visita), Constituciones de la Provincia, Administración de bienes muebles e inmuebles (arrendamientos, compras, ventas, inventarios, mantenimientos y mejoras), instrumentos archivísticos y de control (libro de matrícula de los papeles del archivo, inventarios del archivo, libro de registro de los actos oficiales y actuaciones del Provincial), Contabilidad (libros de cuentas y de gasto extraordinario), Impuestos, Correspondencia del Provincial o del Vicario Provincial, Ajenos (Real Audiencia, Gobierno Nacional (República), Colegios y Universidades, Parroquias, Conventos, Arquidiócesis y Diócesis), Disposiciones (del Rey, de la Real Audiencia, del Provincial, de la Curia Generalicia, del Delegado Apostólico y del Nuncio Apostólico), Informes (al Rey, al Maestro General, Económicos y Misas), Capítulos Provinciales (expediente del capítulo), Pleitos (Eclesiásticos, Ejecutivos y Criminales) y Asuntos jurídicos (Peticiones, Poderes Generales o Especiales y Certificaciones).

Hay que agregar que en esta sección también nos encontramos documentos referentes a los frailes de la Orden: Correspondencia (Personal y Oficial), Formación (Ordenaciones, Profesiones e Ingresos a la Orden), Procesos canónicos (Retiros voluntarios, Disciplinarios y Expulsiones), Cargos y oficios (Nombramientos y Renuncias), Asignaciones, Estudios (Diplomas y Certificaciones), Licencias (Ausencia/Viaje, Médicas, Extraordinarias, Publicación y Ministeriales), Visas, Salvoconductos, Permisos, Informes Secretos, Escritos, Testamentos, Desapropios de Bienes, Escrituras de compra-venta, Informes y Vales.

Sección Colegios y Universidades (en proceso de inventario)


Fechas extremas: sin determinar
Volumen documental: 25 cajas

El Equipo del Archivo Histórico está empezando a inventariar esta Sección, por lo que aún no se ha determinado las fechas extremas, el volumen documental, las instituciones productoras de los documentos y el contenido de ellos.


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